슬기로운 회의 생활

저는 프로젝트 업무를 기반으로 컨설턴트로서 오랜 기간 일을 하고 있습니다.

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컨설턴트뿐 아니라 일반 회사생활 하시는 분들도 회의가 엄청 많으실 거에요.

대부분의 일은 회의로 시작해서 회의로 끝난다고 봐도 될 겁니다.

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수많은 사람들이 일하는 모습을 옆에서 지켜보면 회의를 통해서 원하는 결과물을

잘 이끌어내는 사람도 있고, 또 회의는 했지만 결과가 흐지부지되는 경우도 있습니다.

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우리 업무의 대부분을 차지하는 회의를 잘 하는 방법에 대해 정리해 봤습니다.

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첫째, 회의의 agenda 가 명확해야 합니다.

어떤 agenda 를 다둘 지 명확하게 선을 그어두고 회의를 시작해야 합니다.

그렇지 않으면 회의가 아니라 난상토론으로 진행될 확률이 높습니다.

가장 분명하게 확실하게 해야 할 항목입니다.

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둘째, 회의 예상 소요시간을 정합니다.

30분 ~ 1시간 정도로 회의시간을 정하고 데드라인이 있는 상태에서 회의를 진행하는 게 좋습니다.

시간은 우리 모두에게 소중합니다.

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셋째, 회의를 위한 자료를 사전에 준비해야 합니다.

회의를 리딩하는 사람으로서 가장 중요한 항목이고, 이 부분에 대부분의 시간을 할애하는 게 좋습니다.

뛰어난 컨설턴트들의 공통점은 일반적으로 회의 사전 준비는 길게, 회의 진행은 짧고 굵게 진행합니다.

회의 자료의 충분한 준비가 회의의 결과물을 좌우합니다.

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넷째, 회의 자료를 관련자들에게 회의 전에 공유합니다.

준비한 사람은 모든 내용을 알고 있겠지만, 참여 대상자분들에 사전에 자료 공유가 필요합니다.

최소한 기본적인 내용에 대해서 사전에 내용을 파악하고 들어오도록 권고하는 게 좋습니다.

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다섯째, 반드시 회의록을 남겨야 합니다.

회의가 끝나면 주요 의사결정 내용, 다음에 해야할 작업, 그 작업에 대한 R&R 등을 정리하는

회의록을 남기는 게 좋습니다.

거창하고 블라블라 디테일하게 적을 필요 없고, 핵심만 간략하게 정리합니다.

메일로 회의결과를 공유하는 것도 방법입니다.

추후에 해당 agenda 에 대해서 뭔가 Conflict가 발생하거나 결정사항이 뒤집히는 것을

방지하기 위한 보험이라고 생각하시면 됩니다.

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저는 회의는 짧고 굵게 진행하는 것이 좋다고 생각합니다.

그리고 우리의 일과 삶이 분리되어 있는 것처럼, 일과 회의는 반드시 분리되어야 한다고 생각합니다.

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회의실을 하루 종일 잡아두고, 그 안에서 계속해서 회의하면서 일하시는 분도 있습니다.

엄청 비효율적이면서, 하루종일 회의를 해도 결과물이 없는 경우가 상당히 많습니다.

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결국 일 잘하고 좋은 성과를 보이는 사람들은 회의 진행하는 부분에서 차이가 납니다.

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슬기로운 회의 생활이 업무 성과도 높이고, 퇴근 시간도 지킬 수 있습니다.

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